オブジェクトの作成、レビューを経て、公開するなどのワークフローを利用できます。ワークフローが利用できるのは、「ステータス」「有効期限対応」「ユーザーをアサインする」が指定されたモデルとなります。
PowerCMS との違い
- ワークフローが利用できるのは、記事とページに加え、アセット、ウィジェットに対する設定が可能です。
- 独自に作成したモデルに対してもワークフローを設定できます。
- 段階数は無制限で「直列」「並列」を選択可能です。
権限グループとステータス
権限グループとは、ワークフロー対象のモデルに対して、特定の権限を持ったユーザーのグループです。
| 権限グループ名 | 説明 |
|---|---|
| 作成者 | 下書きのオブジェクトに対する権限のみを持ち、レビュー、有効化(公開)権限を持たないユーザーを指定します。 |
| レビュアー | オブジェクトに対する、レビュー権限を持ち、有効化(公開) 権限を持たないユーザーを指定します。 |
| 公開者 | オブジェクトに対する、有効化(公開) 権限を持つユーザーを指定します。 |
ワークフロー対象モデルのステータスと、グループごとにアクセスできるステータスは以下のようになります。
| ステータス名 | 実際の数値 | 説明 |
|---|---|---|
| 下書き | 0 | 作成者、レビュアー、公開者がアクセスできる「下書き」。 |
| レビュー | 1 | レビュアー、公開者がアクセスできる「レビュー」。 |
| 承認待ち | 2 | 公開者がアクセスできる「承認待ち」。 |
| 公開予約 | 3 | 公開者がアクセスできる「承認待ち」。定期実行タスクによって、公開日を過ぎたものは、バッチにより公開されます。 |
| 公開 | 4 | 公開者がアクセスでき、ページが出力される「公開」。 |
| 公開終了 | 5 | 有効期限を指定した時、公開日を過ぎたものがバッチにより公開終了されたもの。公開者のみアクセスでき、手動で設定することもできます。 |
ワークフローを利用する準備
対象となるユーザー、ロールを作成し、ユーザーに対して権限を割り当てます。
| ロール名 | 権限 |
|---|---|
| ライター | 記事(リスト, すべてのリスト, 作成, 自分のオブジェクト, 削除) |
| レビュワー | 記事(リスト, すべてのリスト, 作成, 自分のオブジェクト, すべてのオブジェクト, レビュー, 削除) |
ワークフローの作成と設定
「システムメニュー(またはスペースのメニュー)」→「ユーザーと権限」→「ワークフロー」を選択し「新しいワークフロー」をクリックします。続いて、作成者、レビュアー、公開者それぞれの「追加」ボタンをクリックしてユーザーを選択します。各々に複数のユーザーを指定した時は、ドラッグ&ドロップでユーザーの順番を変更できます。
| タイプ | 説明 |
|---|---|
| 直列 | A, B, C, Dというユーザーがいた時、A←→B←→C←→Dという形でワークフローを回します。自分の直前・直後のユーザー以外に対する承認・差し戻し依頼はできません。 |
| 並列 | A, B, C, Dというユーザーがいた時、各々のユーザーは全てのステップ(作成者 or レビュアー or 公開者)のユーザーに対して承認依頼、差し戻しができます。 |
承認依頼・差し戻しのユーザーインターフェイス
ワークフローを設定されたモデルの作成・編集画面には「ワークフロー」カラムが追加され、ラジオボタンを選択すると誰に対する依頼(差し戻し)か、ユーザーへ通知するメッセージを入力するテキストエリアが表示されます。また、必要に応じてステータス欄が自動的に変更されます。以下の画像は「直列」の場合のユーザーインターフェイスです。「並列」に設定した場合は、複数ユーザーが割り当てられていればユーザーを選択するドロップダウンが表示されます。
ワークフロー関連の通知メール
「ユーザー変更時に通知する」チェックのある時、以下のタイミングでメールが送信されます。
| メール種別 | 説明 | ビュー |
|---|---|---|
| 新しくアサインされたユーザーへの通知 | 承認依頼または差し戻しの両方で、新しく担当者にアサインされたユーザーへの通知メールです。 | ベースネーム「notify_new_user」、クラス「メール」のビュー(存在しない場合 tmpl/email/notify_new_user.tmpl が利用されます)※1 |
| 自分の担当オブジェクトが他のユーザーへアサインされた時の通知 | 自分の担当のオブジェクトが他のユーザーによって別のユーザーにアサインされた時、担当だったユーザーに送信されるメール | ベースネーム「notify_old_user」、クラス「メール」のビュー(存在しない場合 tmpl/email/notify_old_user.tmpl が利用されます) |
| 自分の担当オブジェクトが他のユーザーへアサインされた時の通知 | 他のユーザーによって自分の担当オブジェクトのステータス変更された結果、対象オブジェクトが別のユーザーにアサインされた事を担当だったユーザーに通知するメール | ベースネーム「notify_previous_owner」、クラス「メール」のビュー(存在しない場合、 tmpl/email/notify_previous_owner.tmpl が利用されます) |
| オブジェクトが公開された時に過去に担当したユーザーへの通知 | ワークフローを経てオブジェクトが公開された時、過去にアサインされ操作したユーザー全員に送信されるメールです。 | ベースネーム「notify_participants」、クラス「メール」のビュー(存在しない場合、 tmpl/email/notify_participants.tmpl が利用されます) |
| リビジョンがマスタに適用して公開された時に過去に担当したユーザーへの通知 | ワークフローを経てリビジョンがマスタに適用されて公開された時、過去にアサインされ操作したユーザー全員に送信されるメールです。 | ベースネーム「notify_rev_participants」、クラス「メール」のビュー(存在しない場合、 tmpl/email/notify_participants.tmpl が利用されます) |
| 一覧画面でステータス変更に伴い担当ユーザーが変更された時の通知 | 一覧画面からまとめてステータスを変更した時に、元のオブジェクトの担当ユーザーが変更後のステータスへのアクセス件を持たない場合に元の担当者へ送信されるメール※2 | ベースネーム「batch_status_change」、クラス「メール」のビュー(存在しない場合、 tmpl/email/batch_status_change.tmpl が利用されます) |
| 引き戻しの通知(ver.3.06/ver.2.64以降) | ユーザーがオブジェクトを引き戻した時、担当にアサインされているユーザーに送信されるメールです。 | ベースネーム「notify_pull_back」、クラス「メール」のビュー(存在しない場合、 tmpl/email/notify_pull_back.tmpl が利用されます) |
※ 1 ワークスペースに該当のビューがない場合、システムに該当するビューを探しにいき、それでもない場合は、デフォルトのテンプレートが利用されます。
※ 2 レビュアーが担当しているオブジェクトが、公開者によってステータス公開や公開予約に変更された場合など。