PowerCMS X にはワークフロー機能があります。
CMS におけるワークフローとは、作成者(記事を作成する人)→レビュアー(その記事をレビューする人)→公開者(その記事を公開する人)といった形で、コンテンツ公開までの承認の流れを指します。PowerCMS X では、記事とページに加え、アセット、ウィジェットに対する設定が可能です。また、独自に作成したモデルに対しても設定することができます。
ワークフローを行うと、そのオブジェクトの所有者が変更されます。作成者が記事を作成している間の所有者は作成者です。作成者がその記事をレビュアーに承認依頼をした時点で、その記事の所有者はレビュアーとなります。
この機能を用いて、承認依頼や差し戻しなどを行ったとき関係者には通知メールが送信されます。ワークフロー関連の通知メールについてはリンク先に一覧がありますが、もう少し具体的に、どういうときに誰に通知メールが送られるのかをまとめました。
承認依頼または差し戻しの両方で、新しく担当者にアサインされたユーザーへの通知メール
「新しく担当者にアサインされたユーザー」とは、承認依頼をされたユーザーまたは差し戻しをされたユーザーを指します。
作成者がレビュアーに承認依頼をしたときは、レビュアーに通知が届きます。レビュアーが公開者に承認依頼をしたときは、公開者に通知が届きます。
例：作成者がレビュアーに承認依頼をしたとき、レビュアーに届くメール
件名：記事「新しくアサインされたユーザーへの通知」が 作成者さん からあなたに承認依頼されました。
公開者がレビュアーに差し戻したときは、レビュアーに通知が届きます。レビュアーが作成者に差し戻したときは、作成者に通知が届きます。
例：レビュアーが作成者に差し戻したとき、作成者に届くメール
件名：記事「新しくアサインされたユーザーへの通知」が レビュアーさん からあなたに差し戻しされました。
この通知には2つのケースがあります。
自分の担当のオブジェクトが他のユーザーによって別のユーザーにアサインされた時、担当だったユーザーに送信されるメール
「他のユーザーによって別のユーザーに」がポイントとなります。たとえば、以下のようなケースが考えられます。
例：作成者が下書きにしていた記事をレビュアーが先に公開者に承認依頼したとき、作成者に届くメール
件名：あなたの担当記事「自分の担当オブジェクトが他のユーザーへアサインされた時の通知」が レビュアーさん によってユーザー 公開者さん に承認依頼されました。
こちらのパターンは「ステータス変更された結果」別のユーザーにアサインされたことを通知するメールです。
他のユーザーによって自分の担当オブジェクトのステータス変更された結果、対象オブジェクトが別のユーザーにアサインされた事を担当だったユーザーに通知するメール
たとえば、以下のようなケースが考えられます。
例：作成者がステータス「下書き」にしていた記事を、公開者 がステータス「公開予約」などに変更することで 公開者自身にアサインされたとき、作成者に届くメール
件名：あなたが担当の記事「自分の担当オブジェクトが他のユーザーへアサインされた時の通知2」が 公開者さん に担当変更されました(ステータスは「公開予約」にされました)。
ワークフローを経てオブジェクトが公開された時、過去にアサインされ操作したユーザー全員に送信されるメールです。
いわゆる公開通知です。公開されるまでにアサインされたり操作したりしたユーザーに通知が届きますが、公開した本人には届きません。
例：作成者がレビュアーに、レビュアーが公開者に承認依頼をし、公開者が記事を公開したとき、作成者とレビュアーに届くメール
件名：あなたが作成(または編集)した記事「新しくアサインされたユーザーへの通知」が 公開者さん によって承認され、公開されました。
ワークフローを経てリビジョンがマスタに適用されて公開された時、過去にアサインされ操作したユーザー全員に送信されるメールです。
リビジョン(公開中のオブジェクトの修正版)がマスタに適用されたときの公開通知です。3と同様です。
例：作成者がレビュアーに、レビュアーが公開者にリビジョンの承認依頼をし、公開者がマスタに適用して公開したとき、作成者とレビュアーに届くメール
件名：あなたが作成(または編集)した記事のリビジョン「リビジョン：新しくアサインされたユーザーへの通知」が 公開者さん によって承認され、公開されました。
一覧画面からまとめてステータスを変更した時に、元のオブジェクトの担当ユーザーが変更後のステータスへのアクセス権を持たない場合に元の担当者へ送信されるメール
一覧画面でリストアクションからステータス変更を行うことでユーザーが変更されるケースです。複数のオブジェクトがまとめて処理されることに対応しています。
たとえば、以下のようなケースが考えられます。いずれも、元の担当ユーザーは変更後のステータスへのアクセス権がありません。
例：レビュアーが担当しているオブジェクトが、公開者によってステータス「公開」や「公開予約」に変更されたとき、レビュアーに届くメール
件名：あなたの担当の2件の記事がユーザー 公開者さん によって公開予約に変更され、担当者もあわせて変更されました。
ユーザーがオブジェクトを引き戻した時、担当にアサインされているユーザーに送信されるメールです。
ステータスが下書き・レビュー・承認依頼のものに限り、承認の取り下げ(引き戻し)ができます。
例：作成者がレビュアーに承認依頼した後、引き戻しを行ったとき、レビュアーに届くメール
件名：あなたが担当の記事「引き戻しの通知」が 作成者さん によって引き戻しされました(ステータスは「下書き」にされました)。
※通知メールの件名や本文は自由にカスタマイズが可能です。